2.1. Decentraliseringsmodel
Billund Kommune ønsker at decentralisere ansvar og kompetence for den løbende drift og udvikling, så beslutninger foretages af den enkelte leder og medarbejder, så tæt på borgerne/brugerne som muligt.
Det indebærer, at der vedtages en række spilleregler for selvforvaltningen som skal sikre, at ydelserne til enhver tid leveres indenfor de af byrådet godkendte målsætninger og økonomiske rammer, ligesom det forudsættes, at lovgivningen til enhver tid overholdes.
Som det grundlæggende styringsinstrument er valgt Mål- og Rammestyring med en høj grad af uddelegering og suppleret med andre styreformer. ”Andre styreformer” kan f.eks. komme på tale, hvor et driftsområde politisk ønskes konkurrenceudsat (det kan som eksempler være rengøring, grønne områder, IT-drift, etc.), eller fx områder underlagt ”frit valg,” som fx ældreområdet. Ved sådanne politiske beslutninger er der behov for mere specificerede kravspecifikationer i overensstemmelse med reglerne om udbud etc.
I forhold til den organisatoriske model, er tankegangen søgt fremmet gennem en opbygning af organisationen med baggrund i en bestiller / udfører model. Målsætningen for den overordnede økonomiske politik skal sætte rammerne for de forskellige driftsområder.
2.2. Den økonomiske styringsmodel
Målsætning for den økonomiske politik
Overordnet er det formålet med den økonomiske politik at sikre det økonomisk spillerum, der sikrer byrådets muligheder for bedst muligt at udvikle servicetilbudene for kommunens borgere, og understøtte udviklingen af vilkårene for kommunens borgere og virksomheder. Jævnfør visionen om Billund kommune - med rødder og vinger.
Den kommunale virksomhed deler sig i to områder: det skattefinansierede og det brugerfinansierede område. Lovgivningsmæssigt er det brugerfinansierede område – forsyningsvirksomhederne - styret ved et krav om, at områderne over en årrække skal hvile i sig selv.
Det skattefinansierede område er finansieret gennem dels skatteindtægter, (blok-)tilskud fra staten, refusion – der dækker en pct.-andel af kommunale udgifter til et givet driftsområde og delvis brugerbetaling på nogle områder.
Målsætningerne på de skattefinansierede og det brugerfinansierede områder behandles hver for sig på grund af den forskellige lovgivningsmæssige baggrund.
Det skattefinansierede område
Det skattefinansierede område er afgrænset ved indtægter i form af skatter og generelle tilskud og de skattefinansierede driftsudgifter.
Skatteindtægter
Skatteprocenten skal formelt endelig fastsættes ved 2. behandlingen af budgettet i oktober måned. Endvidere fastsætter byrådet grundskyldspromillen og evt. dækningsafgiften af forretningsejendomme (hverken Billund eller Grindsted benytter denne afgift).
Skatte indtægterne er i forhold til 2007 fastlåst, bortset fra muligheden for at øge indkomstskatten svarende til størstedelen af tabet ved udligningsreformen.
Generelle tilskud udmeldes efter forhandlinger mellem regeringen og Kommunernes Landsforening. Beløbet skal være kendt for kommunerne ved lov vedtaget inden d. 1. juli året forud for budgetåret.
De skattefinansierede driftsudgifter
De skattefinansierede driftsudgifter ”bestyres” af fagudvalgene. Størstedelen af disse driftsudgifter administreres i hverdagen af de decentrale institutioner. Andre administreres af administrationen med ansvar overfor fagudvalget.
Driftsudgifterne opdeles i politikområder. Hvert fagudvalg administrer således en række politikområder eller bevillinger, hvor et politikområde er kendetegnet ved dels et afgrænset nettobudget og dels en målsætning for driftsområdet. Fagudvalget kan ikke flytte midler fra et politikområde til et andet, uden byrådets forudgående godkendelse. Oversigt over politikområder findes vedlagt.
Størstedelen af budgettet administreres i hverdagen af de decentrale institutioner. Når budgettet er vedtaget, er de decentrale institutioners budget fastlagt. De midler, der er henlagt til en decentral institution, kan ikke indenfor budgetåret ændres uden byrådets godkendelse.
Overførselsområderne er opdelt i bevillinger, der administreres med ansvar overfor fagudvalg og byråd. Udgifterne til områderne er i højere grad bestemt af konjunkturer og lovgivning end af byrådsbeslutninger.
Det er indenfor disse områder, hvor der typisk er fastsat refusionsprocenter for en del af udgifterne. Det indebærer, at staten dækker en del af de kommunale udgifter til området. Den statslige udgift er fastsat gennem en refusionsprocent. knyttet til de enkelte områder, som reducerer den kommunale udgift til området. Endvidere indgår udgifterne til disse områder i fastlæggelsen af den årlige bloktilskudspulje.
Det er dog væsentligt at fastholde, at fagudvalg /forvaltning har mulighed for at påvirke serviceniveau og udgiftsniveau (fx anbringelses-området og sygedagpengeområdet). På de forskellige områder skal der tilstræbes fastlagt styringsprincipper, således at udgiftsniveau og serviceniveau styres. Refusionsprocenten svinger fra 100 % vedr. folkepension til 35 % vedrørende nytilkendte førtidspensioner, men er typisk omkring 50 %.
Sundhedsområdet kommer ind som et nyt område i den kommunale administration, hvor udgifterne for størstedelen vil kunne få samme karakter, som overførselsområdet, hvor en stor del af udgifterne styres af forhold udenfor byrådets beslutningskompetence.
Renter indgår som en del af den skattefinansierede driftsvirksomhed. Renter er i hovedsagen renteudgifter til kommunens langfristede gæld og renteindtægter af likvide aktiver i form af indestående i pengeinstitutter og i værdipapirer. Endvidere er renter af mellemværendet mellem forsyningsvirksomhederne og det skattefinansierede område en væsentlig post. Hvile i sig selv princippet indebærer en forrentning af mellemværendet mellem de enkelte forsyningsvirksomheder og det skattefinansierede område.
Driftsvirksomhed i alt
Driftsvirksomhed i alt defineres som forskellen mellem indtægter fra skatter og generelle tilskud på den ene side og udgifterne til den skattefinansierede drift og renter på den anden side.
Resultatet af driftsvirksomhed i alt er et af de centrale målepunkter for den kommunale økonomi, idet resultatet skal sikre finansieringen af anlæg (eller på sigt afskrivninger) og afdrag på den skattefinansierede gæld.
Fastsættelsen af målet for overskuddet på driftsvirksomhed i alt er således den helt centrale målsætning for at kunne nå øvrige mål for den kommunale udvikling. Også institutioner overtaget fra amtet bliver frem over en del af opgaveområdet, som der såvel driftsmæssigt som anlægsmæssigt skal prioriteres sammen med de traditionelle opgaver.
Fastsættelsen af målet skal afspejle afskrivningerne på de eksisterende anlæg, herunder anlæg overtaget fra amtet. Målet skal endvidere afspejle de nye initiativer eller udviklingsformål byrådet ønsker fremmet, og dermed sikre finansieringen af det fremtidigt ønskede investeringsbehov.
Muligheden for at realisere et større resultat for driftsvirksomhed i alt er afhængig af mulighederne for enten at øge indtægterne, eller at reducere driftsudgifterne for det skattefinansierede område.
Skattefinansierede anlæg
Skattefinansierede anlæg består af nyinvesteringer indenfor den skattefinansierede driftsvirksomhed, større vedligeholdelsesopgaver, der ligger ud over, hvad der kan finansieres indenfor driftsvirksomheden til udvendig bygningsvedligehold. Endvidere betragtes indskud i alment boligbyggeri som skattefinansierede anlæg.
Indskud i alment boligbyggeri, hvad enten det er kommunalt finansieret eller finansieret af private boligforeninger, har bogføringsmæssigt karakter af et udlån til boligerne. Mulighederne for at få investeringerne tilbage har dog en karakter, således at det i forhold til det kommunale budget må betragtes som en investering.
Billund Kommune står overfor større investeringer indenfor jordforsyningen, hvorfor det anbefales, at jordforsyningen overordnet prioriteres som et selvstændigt område sammen med de skattefinansierede anlæg.
Skattefinansieret resultat
Det skattefinansierede resultat, forstået som resultatet af driftsvirksomhed i alt med fradag af anlægsinvesteringerne, bør udvise et overskud, som sikrer finansieringen af afdragene på den skattefinansierede gæld.
Det er ikke afgørende for udviklingen, om resultatet hvert enkelt år udviser en sådan balance. Afviges der i nogle år fra målsætningen er det dog afgørende, at der er tilstrækkeligt økonomisk råderum til i efterfølgende år at øge overskuddet således at afdragene er finansieret af overskuddet. Alternativet er, at der sker en lånefinansiering af den skattefinansierede drifts- og anlægsvirksomhed, som på sigt fører til en ubalance i økonomien med efterfølgende krav om indgreb i den skattefinansierede virksomhed.
Det brugerfinansierede område – forsyningsvirksomhederne.
Hver enkelt driftsvirksomhed indenfor det brugerfinansierede område skal hvile i sig selv over en årrække. Hvile i sig selv princippet indebærer at såvel drifts som anlægsudgifter skal finansieres over den takst, som brugerne betaler.
For hver enkelt virksomhed skal der opstilles mål for serviceniveauet og krav til rationalisering af den fremtidige drift, der kan danne udgangspunkt for fastlæggelsen af målsætningen for den fremtidige drift og for det tilknyttede investeringsbehov. Specielt for spildevandsforsyningen er det væsentligt at få fastlagt en strategi for takster og udlæg, der kan sikre en fremtidig stabilitet i økonomien.
Resultatet for forsyningsvirksomhederne skal afspejle sig i virksomhedernes mellemværende med kommunen, således at overskud modsvares af gældsafvikling eller likviditetsopbygning. Formålet er at sikre at handlemulighederne, såvel i forhold til forsyningsområdet, som det skattefinansierede område ikke begrænses uhensigtsmæssigt af forsyningsområdet.
Gæld og afdrag
Kommunerne må som udgangspunkt alene låne til anlæg på forsyningsområdet, og til finansiering af ældreboliger. Endvidere kan der gennemføres låntagning til jordkøb til jordforsyningen (85% af købsudgiften). I det omfang der gennemføres låntagning til formålene, skal det afspejle sig i taksterne og huslejen, således at gælden ikke overvæltes til det skattefinansierede område.
Kassebeholdning
Det skal sikres, at kassebeholdningen har en størrelse, således at beslutninger om ændringer i drifts og anlægsudgifter ikke er begrundet i manglende likviditet.
2.3. Spilleregler for økonomisk selvforvaltning
Selvforvaltning indebærer en økonomisk decentralisering, hvor der gives adgang til egenindtægter indenfor givne regler, samt en overførselsadgang mellem årene.
Rammebudget
Institutionerne tildeles som udgangspunkt én samlet budgetramme, der omfatter hele institutionens budget, dog som hovedregel undtaget refusioner, takster m.v.. Institutionerne kan disponere frit indenfor den samlede ramme, idet budgetrammen skal anvendes i overensstemmelse med institutionens formål og byrådets overordnede målsætninger.
Budgetrammen indeholder alle driftsudgifter på institutionsniveauet.
Et område kan efter behov selv afsætte fælles puljer til udgifter i forbindelse med barsel, adoption eller kompetenceudvikling.
Endvidere er udvendig bygningsvedligeholdelse undtaget, idet bygningerne tænkes overført til en ”institution,” der forestår vedligeholdet af bygningerne m.v.i forhold til en fælles standard.
Budgetrammen kan reduceres som følge af politiske beslutninger, f.eks. hvis der sker ændringer i budgetforudsætningerne.
Nettobevilling
Budgetrammen gives som nettobevilling. I det omfang institutionen kan skaffe egenindtægter til forudbestemte formål, er der mulighed for at udvide aktiviteterne. Det forudsættes at aktiviteterne er i overensstemmelse med institutionens formål, og at de ligger indenfor kommunalfuldmagtens grænser.
Institutionens bestyrelse og byrådet kan vedtage retningslinier vedrørende egenindtægter.
Overførselsadgang
Der kan overføres overskud af nettobudgettet i det enkelte år. Opsparede midler kan frit kan anvendes i det efterfølgende regnskabsår, men der skal ved overførslen redegøres for, hvordan overskuddet tænkes anvendt. Underskud overføres fuldt ud. Underskud skal være nedbragt senest ved udgangen af 3. budgetår. Opsparede midler er i kommunekassen, som også udlægger underskud.
Der beregnes ikke rente af over- eller underskud
Opsparede penge inddrages ikke eller berøres af eventuelle besparelser.
Institutionerne kan i konkrete tilfælde søge om lån. I forbindelse med lån vil der blive lagt vægt på institutionens evne til at tilbagebetale beløbet i de følgende år. Normalt skal lån tilbagebetales over maksimalt 3 år. Lån forrentes med kommunens interne rente – svarende til den til enhver tid fastsatte rentesats for mellemregning med forsyningsvirksomhederne.
Bygninger og energi
Hele den kommunale bygningsmasse tænkes samlet i et driftsselskab, som indgår lejeaftaler med den enkelte institution. I den forbindelse er indvendig vedligeholdelse og energiforbrug institutionens eget ansvar. Vedligeholdelse skal dog følge en nærmere aftalt vedligeholdelsesplan.
Der kan aftales nærmere om egentlige energibesparende foranstaltninger. Således kan byrådet fastsætte krav til gennemførelse af energibesparende foranstaltninger. Bruger institutionen egne midler til nedbringelse af forbrug vil man beholde besparelsen i 3 år efter at investeringen er betalt tilbage. Spørgsmålet om et kommunalt driftsselskab på bygningsområdet bliver udsendt i selvstændig høring.
Demografi
Under politikområderne skoler, dagtilbud til børn og ældre reguleres institutionernes budgetter efter antal ”kunder i butikken”. Den endelige ressourcetildeling sker i form af politisk godkendt ressourcetildelingsmodel på det enkelte område. De forskellige driftsområder berøres dog ikke ens af ændringerne i demografien, og dette skal afspejle sig i budgettet.
På skoleområdet tilføres ressourcer for skoleområdet efter den valgte ressourcetildelingsmodel.
Dagtilbud til børn, herunder til SFO, tilføres ressourcer efter den valgte ressourcetildelingsmodel.
På ældreområdet er udgifterne i højere grad defineret ud fra visiteret tid, hvor budgettet derfor er afhængig af det valgte serviceniveau. Målet kan være at definere en sammenhæng mellem udviklingen i visiteret tid og budgettet. Der kan blive en sammenhæng til sundhedsområdet, hvor udgiften til indlæggelser og udgifterne til ældreområdet kan få sammenhæng.
Telefoni, It og indkøb
Kommunen har fælles telefoni og datanet. Der vil blive udformet en model der sikrer, at den enkelte arbejdsplads selv betaler i forhold til forbrug, indkøb, anvendelse og fornyelse af It- anskaffelser. Desuden fastlægges principper for, hvordan den enkelte institution skal agere i forhold til det fælles netværk og telefoni.
It-afdelingens service i forhold til institutionsdriften vil derfor blive kontraktstyret.
I indkøbspolitikken fastlægges rammerne for, hvordan der gennemføres indkøb. På områder med større ensartede indkøb til kommunen anvendes centrale indkøbsaftaler.
Løn
Lønbudgettet er en del af rammen, som tildeles institutionen. Institutionen er selv ansvarlig for sin personalesammensætning. Med baggrund i et nyt krav omkring centrale puljer i forbindelse med barsel og adoption etableres en ordning i overensstemmelse med regelsættet.
Lønbudgettet indeholder forventede sygedagpengerefusioner - og institutionen får de faktisk hjemtagne refusioner vedrørende institutionens personale. På forskellige områder kan institutionerne indenfor eksisterende budgetter etablere en ”forsikringsordning,” således at den enkelte institution kompenseres fuldt ud for udgifter i forbindelse med fravær over x arbejdsdage.
2.4. Budgetlægning og årets gang
Der skal tilrettelægges en ny budgetproces for Billund Kommune. Processen skal sikre, at de overordnede politiske mål og institutionernes målsætninger og resultater vurderes i forhold til budgettet.
Processen søges beskrevet i Årsuret, der viser placeringen af aktiviteterne i forhold til hinanden hen over året.
- basisbudget (regnskab/ kvartalsforbrug/
- udmelding af model eller rammer
- udvalgsbehandling
- dialog mellem udvalg, bestyrelser, råd og nævn
- kommuneaftalen
- budgetseminar i august
- budgetopfølgning i løbet af året
- regnskab
- beretning
2.5. Involvering og formidling omkring budgetlægning og resultatopfølgning
Der skal tilstræbes, at skaffe forståelse for den samlede økonomi i relation til de enkelte institutioner / områder, og samtidig skabes mulighed for at budgetønsker kan præsenteres for udvalg / byråd. Formålet er at skabe åbenhed omkring de politiske beslutninger.
Derfor skal det tilstræbes, at der i forbindelse med beslutninger om mål, budgetter og resultatopfølgning skal indarbejdes rutiner der sikrer en god dialog mellem fagudvalg, ledelse, bestyrelser, råd og nævn, samt ledelse og medarbejdere, inden endelig beslutning tages.
2.6. Valg af styringsinstrumenter
Der bliver opstillet forskellige styringsinstrumenter, som kan hjælpe den enkelte institution eller forvaltning med at udnytte den delegerede kompetence bedst muligt og levere den ønskede service.
Som eksempel kan nævnes koncept for virksomhedsplan, Arbejdspladsvurdering o.a.
2.7. Personalepolitik med underpolitikker
MED organisationen har vedtaget en værdibaseret personalepolitik.
I tilknytning hertil er der udarbejdet følgende underpolitikker:
1. Politisk styringsgrundlag