Afdelingen Digitalisering stod overfor en enorm opgave. En af de opgaver, som ingen rigtig havde mod til at gå i gang med, for den var faktisk heller ikke særlig spændende. Samtlige af kommunens fortegnelser fra alle forvaltningsområder skulle opdateres. Løsningen kunne have været et kæmpe, uoverskueligt excelark eller et 50-siders powerpointshow, som ingen nogensinde ville gide at se.
Men Digitalisering valgte at gå en anden vej. De stillede sig derfor spørgsmålet ”Kan vi gøre det på en lidt mere spændende måde, som samtidig får os godt rundt i alle områder og får os til at diskutere dilemmaer og problemstillinger undervejs?”.
Eller sagt med andre ord: Hvordan vender vi en SKAL-opgave til en meningsfuld og givende opgave?
Svaret er ”Det gør vi da med et spil.”
”Spillet sætter en stemning, som er helt anderledes end jeg har prøvet før. GDPR kan for nogle være tungt og tørt, men den legende tilgang gør det hele lidt mere spiseligt. Spillet skaber det rum, som vi drømte om, så vi får taget de meningsfulde snakke om GDPR, databeskyttelse og sikkerhed. Spillet har også hjulpet mig som facilitator af drøftelsen om fortegnelser, fordi jeg jo godt ved, at det kan være tungt arbejde. Men spillet letter stemningen og giver et andet udgangspunkt for relationen i rummet,” forklarer Line B. Kristensen, DPO i Billund Kommune
Hvad er fortegnelser
En fortegnelse er en oversigt over virksomhedens behandling af personoplysninger.
Hensigten med fortegnelsen er at give et overblik over, hvilke personoplysninger virksomheden ligger inde med, hvilke personer oplysningerne vedrører, hvor oplysningerne sendes hen og hvordan sikkerheden er i forbindelse med databehandlingen.
Artikel 30 i GDPR-lovgivningen beskriver, at den dataansvarlige - det vil sige kommunen - skal føre interne fortegnelser over behandlingen af personoplysninger. Det betyder, at kommunen skal føre dokumentation over alle processer, hvori der indgår personoplysninger – både behandlinger af ikke-følsomme oplysninger og følsomme personoplysninger.
Et spil bliver til
Spillet skal skabe rammerne for en dialog, som for mange kan være vanskelig. Folk jubler ikke ligefrem, når man nævner GDPR. Men drøftelserne er meget væsentlige for kommunens arbejde med databeskyttelse og sikkerhed omkring personoplysninger.
Kort fortalt skal spillet om fortegnelsesværket skabe et rum til dialogen om fortegnelser, GDPR og sikkerhed.
Spillet fungerer på den måde, at der på spillepladen er et antal felter. På hvert felt skal man besvare nogle spørgsmål, der knytter sig til områdets behandling af personoplysninger - altså spørgsmål som relaterer sig til fortegnelsen.
Undervejs i spillet optjener man LEGO-klodser, som skal bruges til at skabe et værk - deraf navnet Spillet om Fortegnelsesværket. Værket af legoklodserne kommer til at illustrere de processer, hvori der sker behandlinger af personoplysninger på hvert område i kommunen, så man til sidst har et helt landskab over de forskellige processer, som er i kommunen.
Via spillet har afdelingen identificeret omkring 100 processer, hvor der sker behandling af personoplysninger i hele kommunen.
”Vi har fået meget mere ud af projektet end vi turde drømme om, men det er har også krævet en solid arbejdsindsats. På mange måder har projektet med spillet fået mig ud af min komfortzone. Især i udviklingsfasen, hvor vi ikke vidst, hvad det hele skulle ende med. Det har været sjovt, lærerigt og meget udfordrende,” siger Line B. Kristensen, DPO i Billund Kommune.